CRM mazam uzņēmumam: kad ar Excel vairs nepietiek?

Piemērots CRM mazam uzņēmumam kļūst nepieciešams brīdī, kad pārdošanas komanda sāk tērēt vairāk laika datu meklēšanai un tabulu kārtošanai nekā reālai komunikācijai ar klientiem. Mūsu praksē, nodrošinot CRM sistēmu izstrādi un procesu auditus, esam novērojuši, ka Excel tabulas efektīvi kalpo tikai līdz aptuveni 30 aktīviem kontaktiem un viena darbinieka vadītam pārdošanas procesam. Pārsniedzot šo slieksni, pazuduši pieteikumi un aizmirstas sekotājkustības sāk tieši ietekmēt uzņēmuma ieņēmumus.

Daudzi mazie uzņēmumi atliek pāreju uz specializētu rīku, jo pastāv mīts, ka klientu pārvaldības sistēma ir sarežģīta un dārga investīcija. Patiesībā mūsdienu risinājumi ļauj sākt pakāpeniski, automatizējot tikai būtiskākos solus.

Šajā rakstā aplūkosim konkrētas pazīmes, kas liecina, ka Excel ir kļuvis par pudeles kaklu jūsu izaugsmei, kā arī palīdzēsim nošķirt pirmās nepieciešamības funkcijas no nevajadzīgiem tēriņiem.

5 skaidras pazīmes, ka Excel bremzē jūsu pārdošanu

‍

Excel ir nepārspējams rīks finansēm un aprēķiniem, taču tas nav veidots klientu attiecību vadībai. Dilemma "Excel vai CRM" parasti atrisinās pati, tiklīdz uzņēmuma ikdienā parādās šie pieci simptomi:

‍

• Pieteikumi "izkrīt cauri sietam": Potenciālais klients aizpilda formu mājaslapā, taču e-pasts paliek neatbildēts divas dienas, jo neviens nav piefiksējis atbildīgo darbinieku.
• Vēsture glabājas darbinieku galvās: Ja pārdošanas speciālists dodas atvaļinājumā vai pamet uzņēmumu, visa komunikācijas vēsture un solījumi klientam pazūd līdz ar viņu.
• Dublēti un nepilnīgi dati: Dažādas izklājlapas versijas glabājas Google Drive un darbinieku datoros, radot haosu un datu neatbilstību.
• Nespēja precīzi prognozēt ieņēmumus: Vadītājam nav reāllaika pārskata par to, cik darījumu atrodas piedāvājuma, saskaņošanas vai līguma slēgšanas stadijā.
• Manuāla atgādinājumu sistēma: Sekošana līdzi zvaniem un sanāksmēm balstās uz piezīmju lapiņām vai personīgajiem kalendāriem, kas bieži tiek palaisti garām.

Ja jūsu komandā atpazīstat vismaz divas no šīm situācijām, katrs kavēšanās mēnesis nozīmē zaudētus darījumus.

‍

‍

Salīdzinājums: Excel pret specializētu CRM sistēmu

‍

Lai labāk izprastu atšķirības starp ikdienas darbu izklājlapās un specializētā vidē, esam apkopojuši galvenos darbības parametrus:

‍

Excel izklājlapas:

• Datu centralizācija: Sadalīta pa vairākiem failiem, pastāvīgs versiju haoss.
• Pārdotā piltuve (Pipeline): Statisks saraksts, grūti pārskatāms un analizējams.
• Integrācija ar mājaslapu: Manuāla datu pārrakstīšana no e-pastiem.
• Atgādinājumi un uzdevumi: Pilnībā atkarīgs no darbinieka personīgās atmiņas.
• Datu drošība un piekļuves: Viegli nejauši izdzēst vai nokopēt visus datus.

‍

CRM sistēma:

• Datu centralizācija: Viena droša, mākonī bāzēta klientu datubāze.
• Pārdotā piltuve (Pipeline): Vizualizēti posmi ar ērtu darījumu pārvietošanu (Drag & Drop).
• Integrācija ar mājaslapu: Automātiska pieteikumu saņemšana tieši datubāzē.
• Atgādinājumi un uzdevumi: Automātiski paziņojumi un ieplānoti sekojošie soļi.
• Datu drošība un piekļuves: Definētas lomas un piekļuves tiesības katram lietotājam.

‍

Kā redzams salīdzinājumā, galvenā CRM sistēmas priekšrocība ir automatizācija — tā atbrīvo darbinieku laiku un izslēdz cilvēciskās kļūdas faktoru.

Kuras CRM funkcijas nepieciešamas sākumā (un par ko vēl nemaksāt)

‍

Viena no biežākajām kļūdām ir pārāk sarežģītas sistēmas iegāde. Sākotnējās CRM izmaksas var nevajadzīgi pieaugt, ja uzņēmums izvēlas apjomīgas starptautiskas platformas ar simtiem papildrīku, kurus reālajā ikdienā neviens neizmanto.

‍

Būtiskās funkcijas sākuma posmā

‍

Uzsākot darbu ar CRM, mazam uzņēmumam ir nepieciešams fokusēties uz četriem pamata pīlāriem:

‍

1. Vizualizēta pārdošanas piltuve (Kanban skats): Iespēja skaidri redzēt katra darījuma statusu no pirmā kontakta līdz noslēgtam līgumam.
2. Mājaslapas integrācija: Tieša pieteikumu saņemšana no jūsu mājaslapas izstrādes procesā izveidotajām formām vai e-veikalu izstrādes platformas tieši CRM vidē.
3. Komunikācijas vēstures kartīte: Katram klientam piesaistīts profils ar piezīmēm, nosūtītajiem piedāvājumiem un e-pastu saraksti.
4. Uzdevumu un atgādinājumu plānotājs: Sistēma, kas automātiski atgādina pārdevējam par plānoto zvanu vai sekojošo e-pastu.

‍

Funkcijas, no kurām sākumā var droši atteikties

‍

Lai nepārtērētu budžetu un neapgrūtinātu komandu, pirmajā posmā varat atlikt šādu funkcionalitāti:

‍

• Dziļā mākslīgā intelekta analītika: Sākuma stadijā datu apjoms ir par mazu, lai AI prognozes sniegtu reālu pievienoto vērtību.
• Sarežģītas vairāku līmeņu apstiprināšanas ķēdes: Mazā komandā lēmumu pieņemšana ir ātra, tāpēc papildu birokrātija sistēmā tikai bremzēs darbu.
• Dārgas trešo pušu papildinājumu integrācijas: Sāciet ar pamata rīkiem un pievienojiet integrācijas tikai tad, kad darba plūsma ir pilnībā nostabilizējusies.

‍

Mūsu pieredze rāda, ka uzņēmumi, kas sāk ar vienkāršāku funkcionalitāti, jaunos darba ieradumus iebūvē 3 reizes ātrāk nekā tie, kas mēģina uzreiz ieviest apjomīgas un sarežģītas sistēmas.

‍

Kā spert pirmo soli un pāriet uz CRM

‍

Pāreja no izklājlapām uz mūsdienīgu datu pārvaldību nav vienas dienas projekts, taču pārdomāts rīcības plāns ļauj to paveikt gludi un bez traucējumiem biznesa ikdienā.

‍

Veicot sistēmas ieviešanu, ieteicams sekot šai secībai:

‍

1. Auditējiet esošos datus: Attīriet savus Excel failus no vecajiem un neaktīvajiem kontaktiem pirms datu meklēšanas vai importēšanas.
2. Standartizējiet pārdošanas posmus: Vienojieties komandā par precīziem statusiem (piemēram: Pieteikums saņemts, Kvalificēts, Piedāvājums nosūtīts, Līgums noslēgts).
3. Izglītojiet komandu: Pārliecinieties, ka visi komandas biedri saprot, kāpēc sistēma tiek ieviesta, un prot ar to ērti strādāt.

‍

Laba CRM sistēma nav rīks vadības kontrolei, bet gan ikdienas palīgs pārdevējam, kas ietaupa laiku un palīdz noslēgt vairāk darījumu.

‍

Ja plānojat digitālo transformāciju savā uzņēmumā, individualizēta CRM sistēmu izstrāde nodrošinās to, ka ieviestais risinājums ir precīzi pielāgots jūsu biznesa procesiem, nevis otrādi. Sazinieties ar Fortic komandu, lai izvērtētu savas vajadzības un atrastu piemērotāko pieeju.