7 procesi, ko mazs uzņēmums var automatizēt jau šonedēļ

Procesu automatizācija mazam uzņēmumam nesākas ar lielu sistēmu — tā sākas ar pieteikumu apstrādi un ar CRM sistēmu, kas to nodrošina. Viss balstās vienā jautājumā: kas notiek ar pieteikumu pirmajās piecās minūtēs?

Ja atbilde ir “kāds to pamana, kad ir laiks”, tad tieši tur ir lielākais laika ietaupījums – un tas ir ieviešams dienas, nevis mēnešu laikā.

Šie ir septiņi procesi, ar ko sākt. Tie ir sakārtoti pēc ieviešanas ātruma: pirmie trīs strādā gandrīz uzreiz, pārējie prasa nedaudz vairāk sagatavošanās.

Pirmie trīs: ieviešami dienas laikā

Šie trīs atrisina biežāko problēmu mazā uzņēmumā – pieteikums atnāk, bet atbilde aizkavējas.

‍

1. Pieteikumu saņemšana un sadale

Mājaslapas forma sūta e-pastu, kuru kāds pārsūta tālāk. Tā pazūd pieteikumi.

Risinājums: forma raksta tieši sistēmā, kur katram pieteikumam ir statuss un atbildīgais. Nekas nav atkarīgs no tā, vai kāds pamanīja e-pastu.

‍

2. Automātisks apstiprinājums klientam

Klients, kurš nesaņem atbildi piecās minūtēs, sāk meklēt citu piedāvātāju. Automātisks apstiprinājums nav pieklājība – tas notur klientu, kamēr tu sagatavo īsto atbildi.

‍

3. Neatbildētu zvanu atzvanīšana

Mazā uzņēmumā zvani paliek bez atbildes katru dienu. Automātiska SMS ar tekstu “redzējām tavu zvanu, atzvanīsim tuvākajā laikā” maksā nedaudz, bet atgriež sarunas, kas citādi būtu zaudētas.

Nākamie četri: prasa nedaudz sagatavošanās

Šie četri dod lielāku efektu, bet pirms ieviešanas jāsakārto process.

‍

4. Tikšanos pieteikšana kalendārā

Sarakste “kad tev ērti?” aizņem vairākas dienas. Publisks kalendārs ar pieejamiem laikiem to nogriež uz vienu klikšķi.

‍

5. Atgādinājumi pirms tikšanās

Automātisks atgādinājums dienu iepriekš būtiski samazina neierašanos. Tas ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā neizniekot jau nopelnītu tikšanos.

‍

6. Atkārtota saziņa ar neatbildējušiem

Lielākā daļa darījumu tiek zaudēti nevis tāpēc, ka klients atteicās, bet tāpēc, ka neviens neatgriezās pie sarunas. Sistēma atgādina automātiski, cilvēkam nav jāatceras.

‍

7. Atsauksmju pieprasīšana

Kad projekts pabeigts, automatizēta komunikācija pati nosūta lūgumu atstāt atsauksmi. Atsauksmes ir viens no spēcīgākajiem uzticības signāliem, un tās neparādās pašas no sevis.

Ar kuru sākt

Neieviesiet visus septiņus vienlaikus. Tā ir biežākā kļūda, un tā beidzas ar sistēmu, ko neviens nelieto.

1. Sāc ar pieteikumu plūsmu – procesi 1 un 2. Tie dod redzamāko rezultātu un neko nemaina komandas ikdienā.
2. Pievieno zvanu un kalendāru – procesi 3 un 4, kad pirmie strādā stabili.
3. Pēdējie trīs ieviesiet tad, kad pieteikumu apjoms ir pietiekams, lai manuāla sekošana vairs nebūtu iespējama.

‍

Ko automatizācija neatrisina

• Tā nepārdod tavā vietā — sarunu joprojām ved cilvēks.
• Tā neglābj procesu, kas jau ir haotisks.
• Tā neaizstāj labu piedāvājumu, tikai nogādā to laikā.

Ja nav skaidrs, kas ar pieteikumu notiek manuāli, automatizācija to tikai paātrinās nepareizajā virzienā. Vispirms process, tad sistēma.

‍

Nobeigums

Mazam uzņēmumam automatizācija nav par tehnoloģijām. Tā ir par to, lai atbilde uz pieteikumu nebūtu atkarīga no tā, cik noslogota ir diena.

Ja gribi sākt ar pirmajiem diviem procesiem, apskati mūsu CRM sistēmu izstrādi, mājaslapu izstrādi vai e-veikalu izstrādi – un raksti mums, ja gribi saprast, ko tavā gadījumā ir vērts automatizēt vispirms.